Gérer son temps de façon efficace est l’une des choses les plus difficiles qui soit, et qui démarque clairement les véritables professionnels des amateurs. L’amateur s’organise « mal », au gré de ses envies ou de ses « possibilités », sans parvenir a exploiter correctement son temps, ni a respecter des délais. La première marque du professionnalisme est de respecter ses délais, quels que soient ses objectifs (professionnels ou… personnels !) : livrer a temps, terminer a l’heure, respecter ses prévisions, se fixer des échéances et s’y tenir ! Mais comment faire pour mieux gérer son temps et être davantage professionnel, quand on n’a l’impression de ne jamais avoir assez de temps ? Un élément on pense assez peu est la façon de faire son planning… Voici 3 techniques pour réaliser un planning efficace :
1 – Ne pas se fixer des créneaux trop étroits
La première erreur est de s’attacher a la « propreté » de son planning sur le papier. D’ailleurs, les modèles de planning que nous utilisons sont souvent quadrilles par tranches horaires nettement définies : 7h-8h, 8h-9h, 9h-10h… Comme s’il était possible de respecter la mesure d’une heure pour tout type d’activité. Le piège a éviter est donc de ne pas organiser sa journée en fonction des « créneaux » qui semblent apparaitre sur son agenda, mais de partir d’une feuille blanche et de lister les taches, rendez-vous et autres actions a effectuer.
Pour chacune de ces actions, réfléchir a la durée dont nous avons a priori vraiment besoin. Ne pas raisonner en « heure(s) » mais considérer la durée globale a laquelle nous pensons pouvoir nous astreindre. Pas la peine d’être trop précis non plus, mais raisonner par tranches de 5 minutes est déjà plus interessant que raisonner en heures. Par exemple : 35 minutes pour ceci, 1h15 pour cela, 50 a 55mn pour telle autre chose… Tout de suite, vous voyez que le planning semble beaucoup moins « propre », car chaque action ne trouve plus sa place dans les belles petites cases d’une heure de votre agenda imprimé…
Une fois ce nouveau découpage temporel effectué, continuons sur cette lancée… Pour chaque créneau, vous allez maintenant ajouter une « plage de transition ». En effet, penser que l’on va strictement respecter le temps imparti pour chaque action est une absurdité. Il peut arriver que l’on ait vraiment besoin de déborder un peu, que l’on soit inspiré et que l’on veuille continuer encore, que l’on ait simplement mal évalué le temps qu’il nous faut vraiment pour ceci ou cela… Bref, entre chaque action, vous pouvez rajouter de 30mn a 1h, voire 1h30. Par exemple : de 8h a 8h45 : repondre aux mails ; 8h45-9h15 : transition ; 9h15-10h35 : rendez-vous téléphonique avec Elon Muscat ; 10h35-11h : mise a jour du site web ; etc.
La plage de transition entre deux actions dépend de l’importance de l’action préalable, d’un temps de déplacement, de rangement ou de re-organisation avant l’action suivante… Tous ces éléments peuvent vous amener a choisir une durée de transition suffisamment élevée pour respecter vos délais. Attention : un déplacement doit en réalité être considéré lui aussi comme une action a part entière, et il faut donc idéalement définir une plage de transition avant et après le déplacement en question…
Et si vous êtes en avance, ou que la plage de transition se révèle beaucoup trop grande ? Eh bien cela vous donnera l’occasion de prendre un peu d’avance sur d’autres taches de la journée, voire du lendemain. Et si vous avez prévu tellement large qu’au final vous avez fini votre journée a midi, ou même carrément que vous avez fini votre semaine des mardi ou lundi soir ? Eh bien, bravo, je ne vois pas ou est le problème, au contraire : vous venez de découvrir le véritable avantage de mieux penser son planning : se libérer le maximum de temps libre.
La première technique pour repenser vos plannings et emplois du temps est donc de raisonner en plages horaires ultra-flexibles, afin de ne jamais être emmerde par un retard trop important. Votre emploi du temps doit avant toute chose vous permettre d’éviter les retards ! Et c’est en évitant les retards dans un premier temps que… vous prendrez progressivement de l’avance !
2 – Utiliser un code alphabetique
Comment y voir plus clair dans votre planning ? Comment optimiser le temps d’avance que vous pouvez prendre pendant vos plages de transition ? Comment indiquer la possibilité de faire plusieurs activités en fonction de votre avancement dans les activités précédentes ? Pour cela, nous allons utiliser la technique du « lettrage » : attribuer une lettre a certains groupes d’actions ou d’activités caractéristiques.
Par exemple, prenons le cas d’un étudiant. Il pourrait décider d’attribuer la lettre « A » aux matières lui demandant particulièrement d’attention (a lui de les définir), « B » ou « F » aux matières qui lui semblent facile, etc. Fixons des conventions par défaut : « D » pour Deadline (l’étudiant doit absolument rendre un devoir le lendemain, ou le commercial doit absolument envoyer une propale avant la fin de la journée, etc.). ; « E » pour Extérieur (toute action se déroulant hors de chez soi ou de son bureau, ou disons hors du lieu d’activité habituel, ce qui impliquera donc un déplacement, etc. Pour l’étudiant il peut s’agir d’un exam, pour un commercial il peut s’agir de rendre visite a un prospect éloigné, etc.). « Z » pour week-end : c’est la derniere lettre de l’alphabet, les derniers jours de la semaine… A priori ce sont les jours ou vous ne travaillez pas, ou vous relâchez la pression, le planning est donc d’autant plus libre et flexible… Le Z évoque aussi le Zzzzz quand on dort, il peut donc être utilisé pour tout jour férié, vacances…
Ainsi, plutôt que d’écrire en toute lettre ou par abréviation vos actions récurrentes a mener sur votre planning, faites des « blocs » (blocs demi-journée, bloc journée…) en indiquant sur toute la durée concernée une simple lettre. Cela ajoutera encore a votre flexibilité en plus de la technique précédente. Pour reprendre l’exemple de l’étudiant, il peut fixer son planning hebdomadaires avec toutes les actions a mener, fixer les plages de transitions, etc, et déterminer également des « blocs » sur certains jours de la semaine, sans pour autant s’engager sur le contenu précis de ces blocs.
3 – Utiliser un code couleurs
Cette technique se combine a la perfection avec la précédente ! Ne remplissez pas votre agenda au stylo noir (ou bleu…), mais utilisez une gamme complète de couleurs ! En rouge vos blocs « D » (Deadline !), en vert vos blocs « A » (Actions faciles…), en jaune les zones « Z » (le solei des vacances, why not), etc. A vous de definir votre code, il faut qu’il soit parlant et que tout ce qu’il faut voir sur votre planning vous saute aux yeux ! (Utilisez par exemple les conventions couleurs en formation, comme expliqué dans le 2e point de cet article : 7 conseils pour se servir d’un paperboard).
Grace a ces 3 techniques, vous pourrez remanier vos plannings pour vous organiser plus efficacement et mieux gerer votre temps. Vous vous rendrez vite compte que vous avancerez plus vite dans vos projets, que vous serez percu comme davantage professionnel, que vous eliminerez le stress d’etre toujours en retard, toujours sous pression, et que vous vous dégagerez beaucoup plus de temps libre. Mieux gérer son temps, c’est mieux gérer sa vie, et donc en profiter toujours plus !
