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Dans cet article nous allons parler des leaders de « petits groupes », afin de les distinguer des grands leaders politiques (rois, présidents, révolutionnaires, bâtisseurs de nation…). Le leader d’un parti politique est un leader de petit groupe tant que son parti est minoritaire ; il accède au statut de « grand » leader si une élection ou une nomination le propulse par exemple à un poste d’envergure ou à un niveau national.

Plusieurs petits groupes ne comptent qu’un seul leader, mais d’autres sont dirigés par plusieurs individus. Dans certains cas, le leader fait l’objet d’une nomination, alors que dans d’autres, il s’impose tout simplement de lui-même à mesure que le groupe évolue. Le véritable leader d’un parti politique n’est pas forcément son président ou secrétaire général… Comment s’affirme donc un leader ? Qu’est-ce qui fait qu’il est reconnu comme tel, comment émerge-t-il au sein d’un groupe donné ? Quelles sont les principales fonctions que doit accomplir un leader de groupe, et en quoi le leadership est-il avant tout situationnel ?

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Tout leader doit se préoccuper à la fois de mener à bien la tâche confiée à son groupe et de garantir la satisfaction de ses membres. C’est l’articulation entre ces deux dimensions, plaisir et devoir, qui détermine avant tout le style de leadership. Un leader obtient généralement les meilleurs résultats en se souciant aussi bien de la tâche que de la satisfaction des membres. A l’inverse, un groupe peut éprouver des difficultés lorsque son leader se concentre sur l’un de ces éléments et néglige l’autre. Tout l’art est donc d’équilibrer correctement les deux : accomplir collectivement la mission, et trouver individuellement une satisfaction dans cet accomplissement.

Le leadership situationnel repose sur l’idée que même si la tâche et les gens constituent deux préoccupations majeures, l’importance respective qu’il faut leur accorder varie d’une situation à une autre. Ainsi, dans certaines circonstances, on devra se focaliser sur les questions relatives à la tâche sans s’attarder à encourager les membres du groupe, ou à l’inverse chercher à motiver chaque membre en s’accordant certaines libertés concernant la réalisation de la tâche (délais, objectifs variables…).

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Au sein d’une association militant pour une cause bien spécifique, les membres ont surtout besoin d’un leader qui leur apporte l’information requise pour accomplir leur travail (données scientifiques, statistiques et cas pratiques justifiant leurs prises de position ou leur permettant d’avancer dans leur réflexion). Leur motivation dépend directement de leur adhésion à la cause défendue. En d’autres termes, ils sont capables d’assurer eux-mêmes leur motivation, et réclament donc peu « d’encouragement social ». Par contre, lorsque la cause est mal identifiée, que le programme est flou, que les moyens techniques pour réaliser la tâche semblent inexistants, la motivation finit par décroître et la situation peut requérir un leader qui met alors l’accent sur les besoins émotionnels des membres.

Pour bien diriger un groupe, il faut donc varier l’importance que l’on accorde à la tâche et aux personnes suivant la situation, d’où la « théorie situationnelle du leadership ». Les leaders de groupe qui réussissent le mieux sont flexibles et peuvent adapter leur style de leadership aux exigences particulières de la situation.

Par exemple, au sein d’un parti politique qui défend une ligne politique forte, on peut distinguer assez facilement deux groupes : les « idéologues » militants de la première heure convaincus du bien-fondé de leur engagement d’une part, et d’autre part à la fois les nouvelles recrues un peu hésitantes et les vieux briscards désabusés. Les premiers ont besoin d’être assignés à des tâches très concrètes, pas forcément stimulantes sur le plan du sens, par exemple : mettre sous pli des tracts… Les seconds ont surtout besoin de reconnaissance. L’art du leader est alors d’exploiter au mieux les potentialités de chacun en tenant compte de leurs attentes et besoins assumés ou non, avoués ou cachés.

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Merci à l’excellent Hteumeuleu de nous rapporter « la légende des M&M’s marrons », et de traduire l’explication qu’en donne Jim Cofer. Copié/collé :

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Dans les années 1980, une légende urbaine racontait que les membres du groupe de hard rock Van Halen exigeaient avant chaque concert d’avoir dans leur loge un bol rempli de M&M’s, mais ne devant contenir aucun M&M’s marron.

Cette légende est notamment racontée dans le mythique film Wayne’s World 2, pour les fans. Mais il se trouve qu’elle est belle et bien réelle ! Et il ne s’agit pas du tout d’une excentricité du groupe, il y a une raison bien rationnelle derrière tout cela….

Il y a quelques années, Jim Cofer expliquait sur son blog :

Van Halen était un des premiers groupes de rock à faire des concerts vraiment énormes dans des villes moyennes comme Macon, en Géorgie. Les équipes des scènes dans ces petites villes étaient habituées à ce que des groupes viennent en ville avec, au plus, trois semi-remorques pleins d’équipement. L’équipement de Van Halen demandait jusqu’à 9 semi-remorques. Il y avait beaucoup de matériel, et les équipes dans ces lieux étaient souvent submergées. Et quand les gens sont sous l’eau, ils font des erreurs. A un concert de rock, « faire une erreur » pendant l’installation a un grand nombre de conséquences possibles. Certaines erreurs n’auront aucun effet. D’autres erreurs rendent le son du groupe horrible, ce qui n’affecte que l’image du groupe. Mais certaines erreurs sérieuses peuvent tuer des gens… et c’est exactement ça dont le groupe avait peur.

Les équipes des lieux importants dans les grandes villes étaient habituées à des spectacles techniquement complexes comme ceux de Van Halen. Le groupe jouait dans des lieux comme le Madison Square Garden de New York ou l’Omni à Atlanta sans le moindre incident. Mais le groupe remarquait souvent des erreurs, parfois des erreurs significatives, dans l’installation de la scène dans les plus petites villes. Le groupe avait besoin d’un moyen pour savoir que leur contrat avait bien été lu en entier. Et voilà comment est arrivé le « bol sans M&M’s marron ». Le groupe avait ajouté une clause au beau milieu du jargon technique d’autres avenants : « Article 126 : Il n’y aura aucun M&M’s marron dans la zone backstage, sous peine d’abandon du spectacle, avec réparation intégrale. » Ainsi, le groupe pouvait simplement entrer dans un stade, et chercher un bol de M&M’s dans leur loges. Pas de M&M’s marron ? Quelqu’un a lu le contract en entier, donc il n’y a probablement pas d’erreur majeure avec les équipements. Un bol de M&M’s avec des bonbons marrons ? Pas de bol de M&M’s du tout ? Arrêtez tout le monde et vérifiez le moindre petit truc, parce que quelqu’un n’a pas pris la peine de lire le contrat.

Si vous déléguez une tâche et que vous voulez vous assurer qu’elle est bien exécutée, vous devriez toujours demander un « bol de M&M’s sans marrons » dans votre cahier des charges. J’ai trop souvent eu écho de chefs de projets insatisfaits parce que telle demande ou telle préconisation n’avait pas été prise en compte, bien qu’écrite noire sur blanc dans le cahier des charges.

Imaginez n’importe quelle demande spécifique inattendue, noyée au milieu de toutes les autres préconisations parmi les plus usuelles. Ainsi, pour vérifier si le travail a été fait, il suffira de commencer par vérifier si cette demande a été traitée convenablement.

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Gérer son temps de façon efficace est l’une des choses les plus difficiles qui soit, et qui démarque clairement les véritables professionnels des amateurs. L’amateur s’organise « mal », au gré de ses envies ou de ses « possibilités », sans parvenir a exploiter correctement son temps, ni a respecter des délais. La première marque du professionnalisme est de respecter ses délais, quels que soient ses objectifs (professionnels ou… personnels !) : livrer a temps, terminer a l’heure, respecter ses prévisions, se fixer des échéances et s’y tenir ! Mais comment faire pour mieux gérer son temps et être davantage professionnel, quand on n’a l’impression de ne jamais avoir assez de temps ? Un élément on pense assez peu est la façon de faire son planning… Voici 3 techniques pour réaliser un planning efficace :

1 – Ne pas se fixer des créneaux trop étroits

La première erreur est de s’attacher a la « propreté » de son planning sur le papier. D’ailleurs, les modèles de planning que nous utilisons sont souvent quadrilles par tranches horaires nettement définies : 7h-8h, 8h-9h, 9h-10h… Comme s’il était possible de respecter la mesure d’une heure pour tout type d’activité. Le piège a éviter est donc de ne pas organiser sa journée en fonction des « créneaux » qui semblent apparaitre sur son agenda, mais de partir d’une feuille blanche et de lister les taches, rendez-vous et autres actions a effectuer.

Pour chacune de ces actions, réfléchir a la durée dont nous avons a priori vraiment besoin. Ne pas raisonner en « heure(s) » mais considérer la durée globale a laquelle nous pensons pouvoir nous astreindre. Pas la peine d’être trop précis non plus, mais raisonner par tranches de 5 minutes est déjà plus interessant que raisonner en heures. Par exemple : 35 minutes pour ceci, 1h15 pour cela, 50 a 55mn pour telle autre chose… Tout de suite, vous voyez que le planning semble beaucoup moins « propre », car chaque action ne trouve plus sa place dans les belles petites cases d’une heure de votre agenda imprimé…

Une fois ce nouveau découpage temporel effectué, continuons sur cette lancée… Pour chaque créneau, vous allez maintenant ajouter une « plage de transition ». En effet, penser que l’on va strictement respecter le temps imparti pour chaque action est une absurdité. Il peut arriver que l’on ait vraiment besoin de déborder un peu, que l’on soit inspiré et que l’on veuille continuer encore, que l’on ait simplement mal évalué le temps qu’il nous faut vraiment pour ceci ou cela… Bref, entre chaque action, vous pouvez rajouter de 30mn a 1h, voire 1h30. Par exemple : de 8h a 8h45 : repondre aux mails ; 8h45-9h15 : transition ; 9h15-10h35 : rendez-vous téléphonique avec Elon Muscat ; 10h35-11h : mise a jour du site web ; etc.

La plage de transition entre deux actions dépend de l’importance de l’action préalable, d’un temps de déplacement, de rangement ou de re-organisation avant l’action suivante… Tous ces éléments peuvent vous amener a choisir une durée de transition suffisamment élevée pour respecter vos délais. Attention : un déplacement doit en réalité être considéré lui aussi comme une action a part entière, et il faut donc idéalement définir une plage de transition avant et après le déplacement en question…

Et si vous êtes en avance, ou que la plage de transition se révèle beaucoup trop grande ? Eh bien cela vous donnera l’occasion de prendre un peu d’avance sur d’autres taches de la journée, voire du lendemain. Et si vous avez prévu tellement large qu’au final vous avez fini votre journée a midi, ou même carrément que vous avez fini votre semaine des mardi ou lundi soir ? Eh bien, bravo, je ne vois pas ou est le problème, au contraire : vous venez de découvrir le véritable avantage de mieux penser son planning : se libérer le maximum de temps libre.

La première technique pour repenser vos plannings et emplois du temps est donc de raisonner en plages horaires ultra-flexibles, afin de ne jamais être emmerde par un retard trop important. Votre emploi du temps doit avant toute chose vous permettre d’éviter les retards ! Et c’est en évitant les retards dans un premier temps que… vous prendrez progressivement de l’avance !

2 – Utiliser un code alphabetique

Comment y voir plus clair dans votre planning ? Comment optimiser le temps d’avance que vous pouvez prendre pendant vos plages de transition ? Comment indiquer la possibilité de faire plusieurs activités en fonction de votre avancement dans les activités précédentes ? Pour cela, nous allons utiliser la technique du « lettrage » : attribuer une lettre a certains groupes d’actions ou d’activités caractéristiques.

Par exemple, prenons le cas d’un étudiant. Il pourrait décider d’attribuer la lettre « A » aux matières lui demandant particulièrement d’attention (a lui de les définir), « B » ou « F » aux matières qui lui semblent facile, etc. Fixons des conventions par défaut : « D » pour Deadline (l’étudiant doit absolument rendre un devoir le lendemain, ou le commercial doit absolument envoyer une propale avant la fin de la journée, etc.). ; « E » pour Extérieur (toute action se déroulant hors de chez soi ou de son bureau, ou disons hors du lieu d’activité habituel, ce qui impliquera donc un déplacement, etc. Pour l’étudiant il peut s’agir d’un exam, pour un commercial il peut s’agir de rendre visite a un prospect éloigné, etc.). « Z » pour week-end : c’est la derniere lettre de l’alphabet, les derniers jours de la semaine… A priori ce sont les jours ou vous ne travaillez pas, ou vous relâchez la pression, le planning est donc d’autant plus libre et flexible… Le Z évoque aussi le Zzzzz quand on dort, il peut donc être utilisé pour tout jour férié, vacances…

Ainsi, plutôt que d’écrire en toute lettre ou par abréviation vos actions récurrentes a mener sur votre planning, faites des « blocs » (blocs demi-journée, bloc journée…) en indiquant sur toute la durée concernée une simple lettre. Cela ajoutera encore a votre flexibilité en plus de la technique précédente. Pour reprendre l’exemple de l’étudiant, il peut fixer son planning hebdomadaires avec toutes les actions a mener, fixer les plages de transitions, etc, et déterminer également des « blocs » sur certains jours de la semaine, sans pour autant s’engager sur le contenu précis de ces blocs.

3 – Utiliser un code couleurs

Cette technique se combine a la perfection avec la précédente ! Ne remplissez pas votre agenda au stylo noir (ou bleu…), mais utilisez une gamme complète de couleurs ! En rouge vos blocs « D » (Deadline !), en vert vos blocs « A » (Actions faciles…), en jaune les zones « Z » (le solei des vacances, why not), etc. A vous de definir votre code, il faut qu’il soit parlant et que tout ce qu’il faut voir sur votre planning vous saute aux yeux ! (Utilisez par exemple les conventions couleurs en formation, comme expliqué dans le 2e point de cet article : 7 conseils pour se servir d’un paperboard).

Grace a ces 3 techniques, vous pourrez remanier vos plannings pour vous organiser plus efficacement et mieux gerer votre temps. Vous vous rendrez vite compte que vous avancerez plus vite dans vos projets, que vous serez percu comme davantage professionnel, que vous eliminerez le stress d’etre toujours en retard, toujours sous pression, et que vous vous dégagerez beaucoup plus de temps libre. Mieux gérer son temps, c’est mieux gérer sa vie, et donc en profiter toujours plus !

Vous êtes un professionnel du management ? C’est un métier compliqué, difficile, qui nécessite une remise à niveau constante. En effet, les formations vous permettent de gagner en efficacité, de découvrir de nouvelles méthodes, et de performer dans ce secteur particulièrement concurrentiel. En tant que professionnel, vous avez la possibilité de suivre des formations qui vous aideront à devenir plus performant dans votre job. Alors comment faire ? Quelle formation en management choisir ? On vous donne quelques astuces pour devenir un manager de choix !

Susciter l’enthousiasme de ses équipes

Le management est un art à part entière. N’est pas manager qui veut. En effet, pour faire du management, il est essentiel d’avoir un bagage universitaire afin d’avoir des compétences dans ce secteur. L’objectif est de permettre à vos équipes d’être performantes dans leur travail, et donc de susciter leur enthousiasme. Lorsque la bonne humeur règne dans une équipe, les résultats sont souvent à la hauteur des espérances. Et c’est là le grand défi à relever ! Il faut susciter l’enthousiasme de vos équipes, afin de les rendre heureuses et qu’elles soient motivées à travailler et à avancer ensemble. Pour relever ce défi, vous avez besoin d’acquérir des méthodes de management. Cependant, vous devez savoir que ces méthodes évoluent avec l’air du temps, et c’est pour cette raison qu’il est essentiel de vous former.

Acquérir de nouvelles compétences

Pour acquérir de nouvelles compétences, vous pouvez lire, vous renseigner vous-même… Mais ce n’est pas la situation optimale. En effet, certains spécialistes vous permettent de suivre des formations intéressantes, en adéquation parfaite avec votre travail et vos objectifs professionnels. Avant de choisir une formation, il est important de savoir ce que vous souhaitez développer, et ce que vous avez besoin d’améliorer. Ainsi, vous pourrez déterminer avec précision la formation professionnelle qui répond à vos besoins réels. N’hésitez pas à poser vos observations à l’écrit pour améliorer certaines de vos compétences concrètement. Par exemple, peut-être que vous pouvez vous améliorer dans la gestion des conflits ? Ou encore dans votre statut de leader ?

Perfectionner votre management

Généralement, chaque manager a ses propres méthodes et techniques. Les formations mettent à sa disposition des outils pour l’aider à être performant dans la gestion de ses équipes. Mais ces derniers sont en constante amélioration. C’est pour cette raison qu’il est essentiel de vous former tout au long de votre carrière. Ainsi, vous pourrez découvrir de nouvelles méthodes, qui correspondent aux besoins actuels de vos équipes. Il ne faut jamais rester sur les anciennes méthodes qui sont certes efficaces mais manquent parfois cruellement de modernité. Voilà pourquoi vous pouvez dès maintenant suivre une formation sur une courte durée, afin d’acquérir de nouvelles compétences et de gagner rapidement en efficacité. Non seulement vos équipes seront mieux managées, mais en plus, vous gagnerez un temps précieux au quotidien.

Vous l’aurez compris, le management est un secteur professionnel passionnant, qui nécessite des mises à jour régulières. C’est pour cette raison qu’il est fortement conseillé de suivre des formations professionnelles, en adéquation avec vos objectifs et vos envies. À vous de jouer !